TIPS-TIPS MEMINTA SURAT REKOMENDASI

Ada seorang kawan yang bertanya tips-tips minta surat rekomendasi. Sebagai seseorang yang sering meminta dan memberi surat rekomendasi (baik untuk lanjut studi, beasiswa, maupun melamar kerja) tentu saya memberikan tips-tips kepada dia. Barangkali penting juga untuk saya share di sini supaya semua bisa mendapatkan manfaat inshaAllah.

Berikut tips-tips dari saya:

1. Nasehat pertama khususnya tertuju pada anda yang masih jauh dari memerlukan surat rekomendasi untuk keperluan mencari pekerjaan atau universitas atau beasiswa. Tidak sedikit saya temukan kawan atau mahasiswa yang memerlukan surat rekomendasi tapi ternyata hanya sedikit atau bahkan sama sekali tidak mengenal siapapun yang dapat memberikan rekomendasi yang baik. Yang seperti ini juga biasanya bingung mengisi CV karena sedikit atau bahkan tidak memiliki prestasi atau pengalaman untuk dicantumkan. Karena itulah, kalau anda masih ada waktu, perbaiki pola kegiatan anda supaya tidak hanya berisi kegiatan-kegiatan yang anda suka tapi juga yang bermanfaat untuk anda. Bukan hanya dari segi membangun skill-skill yang kiranya akan anda butuhkan, melainkan juga yang memberi akses kepada orang-orang penting yang bisa memberikan rekomendasi baik untuk anda.
2. Kenal baik itu bukan syarat mutlak minta surat rekomendasi, tapi akan amat sangat membantu. Klo tidak terlalu kenal, atau bahkan tidak kenal sama sekali, maka secara umum tidak dianjurkan tapi ada faktor-faktor lain.
3. Secara umum, paling ideal meminta rekomendasi dari orang yang punya kombinasi berikut: (a) kenal baik dengan anda, (b) punya kapasitas untuk memberikan rekomendasi berdasarkan jabatannya misal pernah mengajar anda, pernah bekerjasama, pernah jadi atasan anda, dan lain-lain , (c) punya kredibilitas personal yang baik misalnya seorang pakar yang dihormati dalam bidangnya atau pejabat publik yang dikenal, (d) memiliki jabatan yang tinggi, dan (e) anda yakin dia akan memberi rekomendasi yang positif tentang anda.
4. Kalau tidak bisa mendapatkan seseorang yang memiliki kelima hal tersebut sekaligus, maka poin (e) harga mati dan selebihnya dapatkan yang sebanyak mungkin.
5. Kalau diminta lebih dari satu surat rekomendasi, maka ada beberapa strategi. Pertama, pilih perekomendasi yang bisa memberi keterangan positif tentang anda dengan sudut pandang yang berbeda (misal, satu dari pembimbing skripsi dan satu lagi dari ketua jurusan). Atau, kedua, pilih yang saling melengkapi pada aspek-aspek di nomor 2 kalau itu memungkinkan. Atau bisa juga strategi-strategi yang lain.
6. Bagaimana cara memintanya?
   • Kalau sudah kenal, maka mintalah dengan cara sebagaimana anda biasa berhubungan dengan beliau. Entah via email, atau bertemu langsung, telepon, apapun, yang kiranya nyaman saja. Pastikan anda memberitahukan deadline surat rekomendasinya!
   • Kalau tidak terlalu kenal, atau belum kenal tapi beliau berkapasitas untuk memberikan rekomendasi (misalnya ketua jurusan atau dekan anda) sedangkan anda tidak ada pilihan lain, maka gunakanlah cara yang paling nyaman bagi beliau. Tanyalah pada orang-orang yang pernah menghubungi beliau, dan gunakan cara itu (menyesuaikan dengan keadaan anda, tentunya). Perkenalkanlah diri anda, bukan cuma nama tapi misalnya bahwa anda mahasiswa beliau atau yang lainnya yang kiranya relevan untuk disampaikan. Kemudian tanyakan apakah beliau berkenan untuk memberikan surat rekomendasi, jelaskan tujuan anda meminta surat tersebut, dan sampaikan deadline-nya. Kalau menghubungi via email, mungkin bisa lampirkan CV anda. Bismillah, mudah-mudahan yang bersangkutan berkenan. Kalau tidak, mungkin coba yang lain.
7. Apakah beliau yang membuat draft, atau anda yang membuat? Ada beberapa scenario:
   • Kalau dari perusahaan/universitas/beasiswa sudah memberikan formulir baku untuk diisi, maka berikanlah saja form tersebut kepada beliau untuk diisi.
   • Kalau tidak diberikan formulir baku, maka artinya yang diminta adalah surat rekomendasi. Kalau si pemberi rekomendasi sudah setuju memberikan rekomendasi pada deadline yang diberikan dan tidak mengatakan apa-apa lagi, maka biasanya tersirat bahwa beliau akan menulis sendiri suratnya. Saya biasanya seperti ini.
   • Kalau si dosen menginginkan anda yang men-draft, maka beliau pasti akan bilang. Maka draftlah surat rekomendasi yang positif tapi jangan berlebihan apalagi berbohong. Buatlah yang masuk akal dari sudut kapasitas si pemberi rekomendasi, misalnya jangan tulis prestasi di kantor pada draft surat yang (ceritanya) ditulis dosen anda di kampus. Silahkan lihat tips-tips menulis surat rekomendasi di internet, dan pastikan jangan terlalu Panjang atau pendek.
   • Ada juga keadaan di mana pihak perusahaan/universitas/beasiswa hanya meminta informasi kontak si pemberi rekomendasi. Nanti mereka akan mengontak beliau sendiri, sebagian akan pasti menghubungi untuk meminta surat untuk dikirimkan langsung ke mereka (tidak lewat anda), sebagian lagi belum tentu menghubungi. Jika mereka menghubungi beliau untuk minta surat rekomendasi, silahkan lihat poin sebelum ini dan poin sebelumnya lagi.
8. Jika pemberi rekomendasi menulis surat sendiri, mungkin mereka akan menanyakan beberapa informasi spesifik tentang anda. Jangan panik, belum tentu itu PDKT/modus tapi sekedar untuk membantu beliau menambah hal untuk ditulis dalam surat rekomendasi anda.
9. Selalu terbukalah untuk kemungkinan ada yang anda mintai surat rekomendasi tapi kemudian beliau menolak. Jangan terlalu sakit hati, dan siapkanlah cadangan juga sebisa mungkin (masukan dari Maulia adek gue <3)
10. Jangan ragu untuk meminta lebih banyak surat rekomendasi daripada yang anda butuhkan. Jangan “merasa tidak enak” (pekewuh) kalau ada dosen/atasan yang pada akhirnya tidak jadi anda pakai suratnya. Karena:
    • 99% beliau tidak akan tahu anda jadi atau tidak memakai suratnya, kecuali kalau anda yang bilang. Terus “nggak enak” buat apa?
    • Kalau ada yang lebih bagus kekuatan suratnya (sesuai poin 3 di atas), kenapa harus memaksakan yang tidak sekuat itu?
    • Kalau beliau peduli pada anda, maka beliau akan ikhlas. Bahkan, beliau akan justru kecewa kalau anda tidak memasukkan surat rekomendasi seorang tokoh yang lebih kuat hanya karena tidak enak sudah meminta pada beliau duluan. Sebab, hal tersebut malah merugikan anda sendiri sedangkan beliau menulis surat tersebut demi anda. Karena itu saya selalu mengatakan pada mahasiswa yang minta rekomendasi: “gunakan surat saya sebagai pilihan terakhir” kalau saya tahu dia punya akses kepada dosen/tokoh yang bisa memberikan rekomendasi yang lebih kuat.
11. Terkait poin 7 butir 3 yaitu kalau anda yang diminta membuat draft, mungkin ada situasi di mana lebih dari satu orang yang anda mintai rekomendasi ternyata menyuruh anda membuatkan draft suratnya. Di sini, hati-hati jangan sampai gaya bahasa dan sistematikanya mirip antara kedua draft tersebut! Ada dua langkah yang bisa dilakukan:
    • Buatlah alur sistematika yang berbeda antara dua (atau bahkan tiga?) draft surat rekomendasi tersebut, dan
    • Buatlah kedua surat dalam bahasa yang berbeda, lalu mintalah bantuan kawan anda (atau penerjemah) untuk menerjemahkan. Dengan demikian, inshaAllah bahasanya akan berbeda.

Demikian beberapa tips dari saya, monggo kalau ada yang mau menambahkan atau bertanya atau bahkan mengkritisi, inshaAllah saya akan tambahkan (dan sebut nama anda tentunya <3 ).