TIPS-TIPS PRAKTIS UNTUK MAHASISWA TERKAIT EMAIL

Zaman sekarang, komunikasi elektronik menjadi semakin dan salah satunya adalah Email (terkadang juga disebut “surel” atau “surat elektronik”). Ternyata, masih ada banyak kalangan bahkan termasuk mahasiswa yang masih kurang mengerti bagaimana cara ber-email dengan baik. Kadang mahasiswa saya sendiri, atau mahasiswa dari kampus lain, mengirim saya email dan caranya keliru dan bisa menjerumuskan. Tidak mengapa, latar belakang orang beda-beda. Karena itulah mungkin ada baiknya saya berbagi beberapa tips berikut ini:

=======================

DAFTAR ISI

1.Pilih nama email yang baik

2.Pilih subject email yang baik

3.Beri pengantar dan penutup yang baik

4.Isi yang singkat, padat, dan sopan

5.Cek dan Ricek

6.Pisahkan email professional dan “lain-lain”

7.Tambahkan “Signature”

8.Kalau ada yang kelupaan?

9.Jenis Kelamin

10.CC dan BCC

11.Khusus Bimbingan Skripsi, Thesis, Disertasi

12. Baca Dulu, Balas Nanti?

====================

Apakah ada tips-tips lain atau pertanyaan? Silahkan komen, akan kita coba jawab dan lengkapi daftar ini

1.Pilih nama email yang baik

Pilih nama email yang serius berisi nama anda. Misalnya: muhammad.fatih@gmail.com atau annisa.sakinah.2001@hotmail.com (ceritanya 2001 itu tahun lahirnya) atau sejenisnya. Jangan bikin nama email yang aneh-aneh misalnya gw.ganteng.coy@yahoo.com . Ini akan memberikan kesan yang sangat buruk pada lawan bicara anda, apalagi kalau keperluannya adalah professional. Padahal, dalam banyak konteks pembicaraan formal (misalnya ke dosen, apalagi kalau mau melamar kerja, dan lain-lain).

2.Pilih subject email yang baik

Subjek email sangat penting supaya penerima email anda membuka email dengan kesan baik. Pilihlah kalimat yang singkat yang mewakili isi email anda. Misalnya diisi seperti ini: “Pertanyaan Mengenai Syarat Melamar S2 Di Fak Hukum UGM” atau “Tugas Mata Kuliah Hukum Adat Kelas C a/n Muhammad Fatih”. Jangan mengisi subject yang terlalu panjang sampai tiga paragraph, jangan pula mengisi dengan tidak jelas semisal “?????”, dan ini kesalahan yang paling sering: jangan sampai subject kosong!

Relevan juga: apabila anda ingin melampirkan sebuah file, berikan nama file yang baik juga dengan aturan yang sama. Misalnya: “Tugas Hukum Adat Muhammad Fatih”.

3.Beri pengantar dan penutup yang baik

Jangan langsung ke inti persoalan, misalnya langsung menanyakan pertanyaan anda lalu begitu saja. Berilah salam pembuka dulu, mungkin tambahkan juga doa yang baik. Bagi yang beragama Islam, sunnah-nya memulai surat dengan bismillah sebagaimana praktek Rasulullah ﷺ. Apabila orang yang anda tuju adalah orang yang anda belum pernah ketemu, perkenalkan diri anda berisi setidaknya nama dan asal anda. Misalnya seperti ini:

—————-

Bismillah,

Kepada Yth. Ibu Gayatri (Direktur PT. Kambing Guling),

Semoga anda menerima email dalam keadaan sehat. Perkenalkanlah nama saya Andri Mahakam, baru saja lulus dari Fakultas Teknik, Universitas Kebun Jeruk, Jakarta.

————–

Atau sudah pernah ketemu tapi berkemungkinan tidak ingat anda (misalnya dosen anda sendiri, karena satu dosen mengajar banyak kelas dan tiap kelas mahasiswanya banyak), maka perkenalkanlah diri anda. Ketika memperkenalkan diri, selain sebutkan nama juga sebutkan kelas. Misalnya:

—————-

Bismillah,

Kepada Prof. Aisyah,

Semoga Prof menerima email dalam keadaan sehat. Nama saya Khadijah Amim, mahasiswi Angkatan 2019 yang mengambil kelas Psikologi Hewan Melata yang diampu oleh Prof Aisyah.

————–

Bisa disesuaikan juga tergantung situasinya. Misalnya anda pernah bertemu beliau beberapa tahun lalu dalam suatu kegiatan, mungkin bisa baik untuk mengungkit hal tersebut dengan menambahkan misalnya “Sebenarnya saya pernah bertemu dengan Ibu dalam Konferensi Teknik Wawancara Hewan Ternak di Universitas Banana tahun 2018 lalu, mudah-mudahan Ibu ingat saya yang digigit kambing di panggung.” Atau semisalnya. Silahkan disesuaikan, yang penting sopan.

Kemudian, akhiri dengan sedikit penutup dan salam. Misalnya:

—————–

Demikian yang dapat saya sampaikan, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Bramanda

4.Isi yang singkat, padat, dan sopan

Hindari terlalu bertele-tele. Apabila ada pertanyaan, jangan terlalu banyak ‘pendahuluan’nya kalau tidak perlu. Atau kalau perlu pendahuluan sebelum pertanyaannya, pastikan pertanyaannya dibuat dengan jelas dalam satu kalimat sendiri dengan diakhiri tanda tanya. Tidak jarang saya menerima email berisi pertanyaan yang panjang dan bertele-tele, dan pada akhirnya saya tidak faham apa yang ditanyakan.

Untuk Bahasa, gunakanlah Bahasa yang sopan dan formal. Kalau lawan bicara anda professional tapi sudah kenal dekat, sesuaikan dengan kedekatan anda. Misalnya ada dosen yang memang akrab sekali dengan anda, boleh saja menyesuaikan supaya bahasanya tidak terlalu kaku (kalau sudah akrab tapi kirim emailnya kaku, aneh kan rasanya). Tapi jangan SKSD (Sok Kenal Sok Dekat), nanti anda yang merasa akrab padahal beliaunya tidak. Pokoknya, sewajarnya saja.

5.Cek dan Ricek

Kemudian, setelah anda mengirimkan email tersebut, cek sekali lagi. Saya sesekali kelupaan mau melampirkan file, dan sadarnya setelah dikirim. Apabila menggunakan gmail selama dalam waktu sekitar sekian detik ada opsi untuk membatalkan pengiriman, tapi kalau mau cek sekali lagi kan perlu waktu. Tidak mengapa kalau kelupaan, jangan panik. Silahkan kirimkan lagi emailnya dengan mengikuti aturan-aturan yang sama dengan di atas, dan jangan lupa minta maaf.

Hindari salah ketik sedapat mungkin. Dan, kalau ingin melampirkan file, cek lagi apakah anda sudah melampirkannya sebelum mengirim emailnya. Maka, sebelum anda meng-klik “KIRIM”, cek setidaknya tiga kali. Baca ulang, baru kirim.

Contoh email yang baik:

Ini email asli yang saya terima dari seorang mahasiswa universitas lain, dengan identitas disamarkan. Secara unsur-unsur menurut saya ini sudah merupakan email yang baik. Mungkin lebih baik lagi kalau langsung saja berikan pertanyaannya, jangan tanya apakah boleh tanya saya kan keburu deg-degan pertanyaannya apa hehehehehe

6.Pisahkan email professional dan “lain-lain”

Buatlah satu email khusus untuk keperluan akademik dan professional, dan buat juga satu email khusus untuk “lain-lain”. Maksudnya “lain-lain” ini adalah untuk sosmed, sh*pee, yang pokoknya akan membanjiri email dengan promo atau notifikasi dll. Kalau tidak dipisah, nanti kalian jadi melewatkan email-email yang sangat penting karena tertimbun lalu menyesal.

Pengalaman nyata, salah seorang murid saya mendapatkan kesempatan tes wawancara untuk magang di Mahkamah Internasional (International Court of Justice). Sayangnya ia gagal mengikuti tes tersebut karena dia baru menemukan email tersebut berbulan-bulan setelah ia dikirimkan, jadi ia terlambat konfirmasi. Ini akibat email tersebut tertimbun di tengah lautan notifikasi dan promo. Nggak mau kan?

7.Tambahkan “Signature”

“Signature” pada email berada di bagian email yang paling bawah dan berisi semacam profil singkat anda dan penutup email. Sebenarnya yang paling sederhana cukup ditulis nama anda juga bisa. Misalnya:

Best regards,

Ismail Al-A‘lam

Tapi kalau anda terafiliasi Lembaga atau komunitas tertentu, bisa juga ditambahkan.  Misalnya:

Best regards,

Dr Ahmad Al-Taymi

Yayasan Al-Taymi Ceria

Ada juga yang agak kumplit, berikut saya berikan contoh dari signature email milik Dr Julie Fraser (Utrecht University) dalam korespondensinya dengan saya:

• 

PS: saya sudah izin beliau untuk memakai signature beliau sebagai contoh ini.

8. Kalau ada yang kelupaan?

Terkadang anda berniat menyampaikan tiga informasi melalui email, tapi baru tertulis dua sudah semangat dikirim. Atau, sudah bilang “Terlampir Bersama email ini…” tapi kemudian baru sadar ternyata belum dilampirkan?

Jangan panik, jangan takut, dan jangan cemas. Silahkan kirimkan email lagi berisi poin atau file yang tertinggal. Upayakan subject email mengindikasikan bahwa ia adalah sambungan email sebelumnya, misalnya “Tugas Hukum Adat: Maaf File Terlupa” atau sejenisnya. Sampaikan permohonan maaf di badan email, dan pastikan jangan terlupa lagi, lalu kirim. InshaAllah tidak ada masalah.

9.Jenis Kelamin

Saya pernah dipanggil “Mbak” karena ternyata nama “Fajri” juga banyak dimiliki oleh perempuan. Jadi mungkin pada signature anda bisa tambahkan (Mr) atau (Mrs) atau (Bapak) atau (Ibu) di belakang atau depan nama anda.

10.CC dan BCC

Di kolom “tujuan email”, anda bisa memasukkan lebih dari satu alamat tujuan sehingga lebih dari satu orang bisa menerima email tersebut. Hal tersebut biasanya bermakna bahwa memang email tersebut ditujukan untuk lebih dari satu orang. Akan tetapi ada juga fitur CC dan BCC di samping kolom alamat tujuan, tempat anda bisa meletakkan beberapa alamat tujuan juga. Lantas apa bedanya?

Fungsi CC adalah untuk menunjukkan “tembusan”, jadi bukan penerima utama tapi sekedar untuk mengetahui. Misalnya jika anda mengirimkan tugas kelompok kepada dosen, maka anda bisa memasukkan alamat email dosen anda di kolom email tujuan, dan alamat email teman-teman anda di kolom CC sekedar untuk memberi tahu “betewe saya sudah mengirimkan tugas ya guys”. Atau, kalau boss menyuruh anda mengirim surat kepada instansi lain, maka anda bisa men-CC boss anda di email yang anda kirim ke institusi lain tersebut. Bisa juga melalui media lain, tapi dengan fitur CC biasanya lebih terdokumentasi secara terorganisasi dalam email. Penerima utama akan bisa melihat kepada siapa saja email ini ter-CC.

Sedangkan dalam BCC, ini ditujukan untuk mengirimkan email kepada seseorang tapi penerima-penerima yang lain (baik utama maupun CC) tidak dapat melihat daftar BCC ini. Saya pernah mengikuti sebuah acara di mana peserta tidak boleh saling mengetahui sebelum hari-H acara tersebut. Sehingga, ketika panitia mengirimkan email informasi kepada peserta maka semua alamat peserta dimasukkan ke dalam BCC.

11.Khusus Bimbingan Skripsi, Thesis, Disertasi

Ketika seorang mahasiswa menulis skripsi/thesis/disertasi, seringkali mayoritas (atau bahkan seluruh) hidupnya terdedikasikan untuk itu. Sesayang dan sepeduli apapun seorang dosen kepada bimbingannya, realitanya adalah ia bisa membimbing banyak sekali skripsi/thesis/disertasi sekaligus. Belum lagi penelitian-penelitian lain yang dikerjakannya di saat itu. Realitanya, perhatian yang realistisnya ia berikan untuk skripsi/thesis/disertasi anda mungkin hanya 1-3% dibandingkan apa yang anda berikan untuk karya ilmiah tersebut.

Maka, untuk mempermudah tugas beliau (dan anda akan sangat menginginkan tugas beliau dipermudah), ada baiknya anda selalu membalas email dosen anda dengan fitur “reply” dan bukan mengirim email yang baru. Apalagi kalau email tersebut adalah terkait revisi. Sebab, mereka kemungkinan besar tidak ingat revisi apa yang mereka minta, bahkan mereka belum tentu ingat judul skripsi anda. Apabila korespondensi kalian terorganisasi dalam satu “thread” email, akan sangat memudahkan.

Tapi kalau justru dosennya yang  malah kirim email baru, ya itu pekok-nya dia.. hehe.. Atau, kalau beliau secara khusus meminta kirim email baru saja (bukan reply), diikuti saja khusus untuk beliau.

12. Baca Dulu, Balas Nanti?

Hati-hati nanti malah lupa kalau baca dulu dan dibalas nanti! Karena biasanya perhatian kita ada pada email yang belum dibuka. Maka ada dua pilihan cara. Pertama, jangan dibuka email yang dari judul atau pengirimnya nampak penting apabila kita belum senggang untuk membalas. Nanti saja. Kedua, kalau keburu kepo atau kepencet, bisa ditandai “mark as unread” setelahnya supaya tetap ditandai seperti belum dibaca.

===========

Demikian, semoga bermanfaat yaa… Apakah ada tips-tips lain atau pertanyaan? Silahkan komen, akan kita coba jawab dan lengkapi daftar ini ?